Стандартизация бизнес – процессов - это комплекс методов, инструментов и элементов организационной структуры, обеспечивающий разработку, ввод в действие, контроль исполнения, поддержание в актуальном состоянии и своевременную отмену нормативно-методических документов организации, а также обеспечение исполнительности стандартов со стороны сотрудников компании.
Цель стандартизации бизнес – процессов:
1. Упорядочивание хаоса в работе организации.
2. Повышение качества работы сотрудников структурных подразделений компании.
3. Устранение принципа управления «по наитию», повышение эффективности управления организацией и отделами.
4. Разграничение зон ответственности между сотрудниками, фиксирование ответственных над каждым процессом и операциями в компании.
5. Повышение качества и скорости взаимодействия сотрудников всех структурных подразделений компании, а также качества и скорость взаимодействия с поставщиками и внешними клиентами компании.
6. Облегчение контроля над временем и качеством выполнения работ.
7. Повышение эффективности деятельности всей организации в целом.
8. Обеспечение быстрой и эффективной перестройки бизнеса при наступлении кризисов или иных внешних форс – мажорных обстоятельств.
В услугу входит:
1. Анализ целей и задач организации, ее миссии и стратегии.
2. анализ продукции и услуг, выпускающих организацией.
3. Анализ организационно – функциональной структуры организации.
4. Анализ внутрифирменных документов, регламентирующих деятельность компании.
5. Аудит системы управления.
6. Глубинное интервью с сотрудниками компании с целью:
- определения понимания роли собственной должности каждым сотрудником;
- определение понимания своих функциональных обязанностей;
- определение понимания задач собственной должности;
- определение понимания зон ответственности собственной должности;
- определение норм, технологий и способов индивидуального выполнения задач собственной должности;
- определение того, чем руководствуется сотрудник при выборе индивидуальных форм выполнения заданий и решения профессиональных задач;
- определение противоречий в работе сотрудников организации;
- определение дублирующихся функций в организации;
- выявление уровня внутренней мотивации сотрудников для выполнения своих функциональных обязанностей;
- определение недостатков в существующих бизнес – процессах, по мнению каждого сотрудника, их представления о причинах этих недостатков.
7. Мониторинг реальных методов работы в деятельности сотрудников (мониторинг и анализ текущей работы, хронометраж рабочего времени).
8. Анализ полученных результатов, выявление противоречий и проблемных зон в работе сотрудников.
9. Подготовка отчета о результатах проведенных исследованиях.
10. Подготовка и согласование проекта стандартизации бизнес – процессов.
11. Подготовка проекта по корректировке организационно – функциональной структуры.
12. Подготовка положений, регламентирующих деятельность организации и каждого ее отдела.
13. Подготовка должностных инструкций.
14. Подготовка положение о ключевых показателях эффективности каждого сотрудника.
15. Подготовка и согласование стандартов:
- системы управления организацией;
- системы оперативного управления отделами и сотрудниками;
- техники продаж и взаимодействия с клиентами компании;
- обслуживания клиентов;
- взаимодействия между отделами;
- взаимодействия с поставщиками;
- работы каждого отдела;
- документооборота внутри компании;
- норм и правил внутреннего распорядка;
- внутрифирменного поведения и общения;
- системы мотивации;
- проведения совещаний и деловых встреч;
- коммуникативных процессов;
- разрешения конфликтных ситуаций;
- стандарты выполнения сотрудниками каждой операцией в организации.
16. Проведение экспертной оценки стандартов.
17. Внедрение стандартов в работу организации.
18. Обучение персонала новым стандартам работы (тренинги, семинары, инструктаж, круглые столы, презентации).
19. Контроль над выполнением стандартов (мониторинг по ключевым точкам, помощь в выполнении, наставничество).
20. Организация и проведение аттестации персонала по стандартам работы.
21. Измерение результатов стандартизации.
22. Подготовка итогового отчета.
