«ЭФФЕКТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ»
АКТУАЛЬНОСТЬ ТРЕНИНГА:
Совещание – распространенный инструмент управления, но не каждый руководитель имеет четкое представление, в каких случаях и каким образом его лучше использовать. Как следствие, совещания оказываются неэффективными, создают впечатление пустой траты времени. Поэтому многие менеджеры скептически к ним относятся. Но, если руководителю знакомы особенности данного способа управления, то он способен легко добиваться организационных целей, используя совещание как один из эффективных управленческих инструментов.
ЦЕЛЬ ТРЕНИНГА:
Повышение управляемости процессами в компании и вовлеченности сотрудников в решение решение бизнес-задач, используя технологии поведения совещаний.
ПРОГРАММА ТРЕНИНГА:
1. Виды и формы проведения совещаний.
Содержание: Совещание как форма организации труда и управления бизнес – процессами. Классификация совещаний: собрание, заседание, совещание. В чем их отличия и принципы организации? Как определить вид совещания, учитывая, что совещания делятся на: плановые и внеплановые, авторитарные, обособленные, дискуссионные, свободные, оперативные, инструктивные. Какова целесообразность этих видов совещаний? Как определить какой вид совещаний эффективнее всего подходит для решения актуальных вопросов.
2. Постановка целей и задач совещания, разработка повестки.
Содержание: Определение целесообразности проведения совещания. Определение критериев успешного совещания. Технология SMART при формировании целей совещаний. Определение задач и повестки дня совещания. Установление даты, времени и регламента совещания. Описание вопросов, требующих решений в процессе совещания. Составление последовательности решения вопросов. Назначение докладчиков на совещании. Оформление «Повестки дня» совещания. В какие сроки необходимо оповещать участников о дате и времени совещания?
3. Роли участников совещания.
Содержание: Типичные ошибки, которые приводят к сбоям совещания и неудачным групповым решениям. Необходимые роли и функции участников совещания: председатель, секретарь, финишер, докладчик, аналитик, критик, генератор идей. Каким образом распределяются роли участников при организации совещаний?
4. Подготовка к совещанию.
Содержание: Из каких этапов состоит эффективная подготовка к совещанию? Технологии осуществления каждого этапа.
5. Процедура проведения совещания.
Содержание: Как правильно начать совещание? Создание деловой атмосферы, пробуждение интереса участников к вопросам совещания. Действенные методы эффективного начала совещания: метод снятия напряжения, метод «Зацепка», метод "Стимулирование воображения", метод прямого подхода. Передача сообщений на совещании, переход к темам и вопросам совещания. Каковы принципы грамотной передачи информации? Какова техника передачи негативной информации? Техника убеждающего воздействия и аргументирования. Как грамотно организовать обсуждение темы и вопросов совещания? Какие бывают технологии управления групповыми обсуждениями? Интерактивные техники управления процессом группового принятия решений: модерация и фасилитация. Как грамотно провести оценку излагаемых участниками совещания фактов? Как распознать и устранить факторы соблазна принятия быстрых и неэффективных решений? Контроль регламента совещания. Подготовка плана действий на основе принятых решений. Оформление протокола совещания.
6. Структура докладов спикеров.
Содержание: Доклад как вид самостоятельных исследований по заданной теме или вопросу, где докладчик раскрывает суть проблемного вопроса, причины его возникновения, оповещает разные точки зрения на проблемы и решения. Какова общая структура доклада на совещании? Как блестяще выступить с докладом на совещании? Как грамотно ответить на вопросы участников совещания?
7. Методы обсуждения вопросов и этапы принятия коллегиальных решений.
Содержание: Основные этапы принятия коллегиальных решений. Правила достижения консенсуса на совещании. Технологии эффективных методов обсуждения и принятия коллегиальных решений: “Мозговая атака”, Метод «Плюс/минус», “Метод Дельфы”, кольцевая система принятия решений “Кингесьо”, групповой метод принятия решений “Синектика”, метод «Опрос в группе».
8. Регулирование конфликтных ситуаций на совещании.
Содержание: Причины конфликтных ситуаций во время совещания. Способы регулирования конфликтных ситуаций. Управление поведением конфликтных личностей.
9. Управление поведением "проблемных" участников совещания.
Содержание: Типы «проблемных» участников совещания: «монополизатор», «демонстративный тип», «иронизирующий», «молчун», «нарушитель регламента и дисциплины», «поторапливатель» и другие. В чем причины их «проблемности»? Как грамотно управлять их поведением?
10. Управление динамикой совещания.
Содержание: Закономерности развития отношений участников совещания. Когда следует переходить к главным вопросам совещания? В какой момент участники совещания готовы к эффективному совместному взаимодействию? Как ускорить этот провес? Приемы управления взаимоотношениями участников во время проведения совещания.
11. Завершение совещания. Анализ эффективности.
Содержание: Фиксация результатов совещания (еще раз о протоколе). Что является показателем завершенного и отсроченного совещания? Как грамотно закончить совещание? По каким критериям можно оценить эффективность совещания? Матрица оценки эффективности совещания. Совещание окончено, что дальше?
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРЕНИНГА.
- Продолжительность тренинга: 2 дня с 10:00 до 18:00
- Тренинг проводится с использованием интерактивных методов формирования навыков: обзор лучших практик, деловые и ролевые игры, отработка приемов в мини – группах, самостоятельная работа участников; презентации технологий и алгоритмов действий; мини – лекции; групповые обсуждения; видео – тренинг; разбор кейсов и т.д.
- Участники получают комплект раздаточных материалов с описанием технологий, которые изучаются на тренинге.
- По окончании тренинга участникам выдаётся сертификат.
- По итогам тренинга предоставляется отчёт.
